Koppla AI till ditt affärssystem

←  Tillbaka till Systemstöd

Hur kan AI kopplas till ett affärssystem utan att ge AI fri tillgång till företagets affärsdata?

Genom att låta AI använda utvald information från affärssystemet (ERP) kan användaren ställa frågor om exempelvis försäljning, order, lager och inköp. Samtidigt behåller företaget kontrollen över vilken information AI får läsa och använda.

Vad är skillnaden mellan AI och affärssystemet?

Affärssystemet fortsätter att hantera verksamhetens regler, beräkningar och transaktioner. AI kan göra informationen enklare att hitta, förstå och arbeta vidare med.

Ett modernt affärssystem innehåller redan funktioner för exempelvis rapportering, lagerplanering, behovsberäkning, inköpsförslag och orderhantering. AI ska inte ersätta den affärslogiken eller göra om det som affärssystemet redan gör bra.

Skillnaden är att AI kan erbjuda ett mer dialogbaserat sätt att arbeta med informationen. Användaren kan ställa frågor med vanligt språk, be om en förklaring, undersöka en avvikelse eller jämföra olika scenarier.

Från rapporter till frågor

Affärssystemet innehåller stora delar av den information som behövs för att förstå hur verksamheten utvecklas. Försäljning, kunder, order, artiklar, lager, inköp, ekonomi och i många fall även produktion finns där.

Utmaningen är inte alltid att informationen saknas. Utmaningen kan vara att hitta den, kombinera den och göra den användbar.

Inför ett ledningsmöte skulle användaren exempelvis kunna fråga:
– Hur har orderingången utvecklats jämfört med förra året?
– Vilka kunder har ökat mest?
– Vilka produkter har minskat i försäljning?
– Hur är leveranssäkerheten för våra viktigaste leverantörer?
– Vilka avvikelser bör vi undersöka närmare?

AI kan hjälpa till att tolka frågan, använda relevant information från affärssystemet och presentera svaret som text, tabell, graf, dashboard eller underlag till en mer avancerad analys.

Det betyder inte att dagens rapporter, dashboards eller Business Intelligence-lösningar försvinner. AI kompletterar dem genom att göra det möjligt att börja med frågan i stället för rapporten.

Hur kan AI kopplas till ett affärssystem?

AI kan kopplas till ett affärssystem genom exempelvis API:er, integrationer och definierade datavyer. Vilken lösning som passar beror på affärssystemet, AI-tjänsten och vad AI ska kunna göra.

Det viktiga är att inte börja med frågan: Hur ger vi AI tillgång till hela vårt affärssystem?

En bättre fråga är: Vilken information behöver AI för att lösa just den här uppgiften?

Det gör det möjligt att börja med ett tydligt användningsområde och sedan utöka lösningen när man vet att den skapar verklig nytta.

AI behöver rätt data – inte all data

Att använda AI tillsammans med ett affärssystem innebär inte att AI måste få fri tillgång till all information. Tvärtom bör man bestämma vilken information som ska vara tillgänglig, för vem och i vilket syfte.

En försäljningschef kanske behöver information om kunder, order och försäljningsutveckling. En inköpare kan behöva information om lager, leverantörer och kommande behov. Ekonomifunktionen arbetar med andra uppgifter och ska därför kunna ha andra rättigheter.

Genom behörigheter, begränsade datavyer och tydliga regler går det att styra vilken information AI får läsa och använda.

Det blir särskilt viktigt i verksamheter med höga krav på exempelvis spårbarhet, kvalitet och informationskontroll, som inom Life Science, läkemedel och livsmedel.

Grundprincipen är enkel: AI ska få tillgång till den information som behövs för uppgiften, inte mer.

Från analys till handling

Att låta AI läsa, sammanställa och förklara information är ett första steg. Med rätt integration, behörigheter och affärsregler kan AI även hjälpa till att förbereda vissa arbetsuppgifter.

AI kan exempelvis kontrollera att obligatoriska uppgifter finns, fråga efter information som saknas och ta fram ett förslag som en användare granskar och godkänner.

Exempel: förstå affärssystemets inköpsförslag

Ett modernt affärssystem kan redan i dag beräkna inköpsbehov och ta fram förslag utifrån exempelvis lagersaldo, säkerhetslager, ledtider, kundorder, prognoser, kommande leveranser och planerad produktion.

AI ska därför inte ersätta affärssystemets behovsberäkning. AI kan i stället hjälpa inköparen att förstå resultatet och undersöka vad som har förändrats.

Inköparen skulle exempelvis kunna fråga:

Varför har inköpsbehovet för den här artikelgruppen ökat jämfört med förra veckan?

AI kan sammanfatta vilka faktorer i affärssystemet som ligger bakom förändringen. Det kan exempelvis handla om en ökad försäljningsprognos, försenade leveranser, förändrade ledtider, nya kundorder eller en justerad lagernivå.

Inköparen kan sedan ställa följdfrågor:
– Vilka artiklar påverkas mest?
– Vilka kundorder riskerar att bli försenade?
– Hur förändras situationen om leveransen blir ytterligare en vecka sen?
– Vilka inköpsförslag bör vi prioritera att granska?

Affärssystemet står fortfarande för behovsberäkningen och är den kontrollerade källan för order, lager och planering. AI kompletterar genom att förklara resultatet, identifiera avvikelser och hjälpa användaren att avgöra vad som kräver uppmärksamhet.

I vissa processer kan AI förbereda nästa steg. I andra kan det vara aktuellt med mer automatisering. Företagets processer, krav och risker bör avgöra om en användare alltid ska granska och godkänna en åtgärd innan något skapas eller ändras i affärssystemet.

Börja med ett konkret behov

AI-utvecklingen går snabbt och det är lätt att börja diskussionen med vilken AI-modell eller teknisk lösning man ska använda. Vi tror att det ofta är bättre att börja med verksamheten.

Frågor som kan hjälpa er att hitta ett första användningsområde:
– Vilken information tar onödigt lång tid att hitta i dag?
– Vilka rapporter sammanställs manuellt?
– Var exporteras information från affärssystemet till Excel för vidare bearbetning?
– Vilka återkommande administrativa uppgifter tar mycket tid?
– Vilka beslut skulle kunna fattas snabbare om rätt information var enklare att komma åt?

Man behöver inte börja med att koppla AI till hela affärssystemet eller automatisera en komplett affärsprocess.

Börja med en fråga. En avgränsad datamängd. Ett konkret behov.

AI kompletterar affärssystemet

För oss på Systemstöd handlar AI inte om att ersätta affärssystemet. Affärssystemet fortsätter att vara den centrala och kontrollerade källan för verksamhetens affärsdata, processer och transaktioner.

AI kan bli ett enklare sätt att arbeta med informationen genom att hjälpa användaren att ställa frågor, förstå samband, undersöka avvikelser och förbereda vissa arbetsuppgifter.

Ni bestämmer vad AI får se, vad den får göra och vem som får använda informationen.

Hur kan Systemstöd hjälpa er?

Systemstöd arbetar med affärssystem, integrationer och verksamhetsnära utveckling. Vi kan hjälpa er att identifiera ett första, avgränsat användningsområde och undersöka hur AI kan användas tillsammans med ert befintliga affärssystem på ett kontrollerat sätt.

Vill ni diskutera vilka möjligheter som finns i ert affärssystem och var AI skulle kunna göra konkret nytta? Kontakta oss gärna här.

Upptäck fler inlägg på Systemstödsbloggen